BAAK | UNDIKNAS UNIVERSITY

BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN (BAAK) UNDIKNAS

1.	PENGERTIAN
	1.1.	Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan adalah unsur pimpinan yanga membantu Rektor dibidang administrasi akademik dan kemahasiswaan yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor dan sehari-hari di bawah pembinaanya dilakukan oleh Deputi Rektor I Bidang Akademik, Deputi Rektor III Bidang Kemahasiswaan dan Deputi Rektor IV Bidang Kerjasama
	1.2.	Kabag. Akademik (Sarana Pendidikan) adalah sarana pelayanan teknis administrasi akademik yang berada langsung di bawah Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan bertugas mengelola keseluruhan proses akademik mahasiswa dan menyiapkan data statistik akademik untuk evaluasi aktif /diri Undiknas
		1.2.1.	Kasubag Registrasi adalah unsur pelaksana teknis di bawah Kabag. Akademik yang bertugas memproses administrasi dan regestrasi mahasiswa Undiknas
		1.2.2.	Kasubag. Perkuliahan adalah unsur pelaksana teknis dibawah Kabag. Akademik yang bertugas memproses pengambilan dan pemantapan mata kuliah mahasiswa Undiknas
		1.2.3.	Kasubag. Nilai & Ijazah adalah unsur pelaksana teknis di bawah Kabag. Akademik yang bertugas memproses nilai mahasiswa Undiknas sampai menjadi Transkrip Nilai dan Ijazah
	1.3.	Kabag. Kemahasiswaan adalah sarana pelayanan teknis administrasi akademik yang berada langsung di bawah Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan bertugas mengelola keseluruhan kegiatan kemahasiswaan dan kesejahteraan mahasiswa serta menyiapkan data statistik kemahasiswaan untuk evaluasi aktif/dari Undiknas
2.	FUNGSI BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN
	2.1.	Mengelola secara terpusat dan terpadu sistem administrasi akademik dan kemahasiswaan pada arus universitas di lingkungan Undiknas
	2.2.	Menopang penyelenggaraan kegiatan akademik di berbagai unit lingkungan Undiknas melalui penyediaan informasi akademik
	2.3.	Mengembangkan sistem administrasi akademik serta perangkat penunjangnya sejalan dengan tuntutan Universitas
	2.4.	Memelihara dan mengamankan informasi akademik
	2.5.	Mengembangkan dan menyediakan sistem informasi manajemen kegiatan akademik bagi pengambilan keputusan manajerial
	2.6.	Menyelenggarakan hubungan dengan pemerintah dan pihak lain diluar Undiknas berkenan dengan pengelolaan administrasi akademik dan kemahasiswaan
	2.7.	Ikatan Alumni (IKAL) Undiknas memberikan, menyelenggarakan hubungan dengan pihak yang terkait, yang ada hubungan dengan perekrutan tenaga kerja
3.	STRUKTUR ORGANISASI

4.	GAMBARAN TUGAS
	4.1.	Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
		4.1.1.	Mengelola kegiatan Unit Biro Administrasi dan Kemahasiswaan agar terwujud fungsi-fungsinya
		4.2.2.	Mengelola Unit Biro Administrasi dan Kemahasiswaan agar berbagai komponen di dalamnya terpadu sebagai suatu sistem administrasi akademik dan kemahasiswaan
		4.2.3.	Menjalankan kerjasama dengan berbagai unit di lingkungan Undiknas sehingga terwujud fungsi-fungsi dari Unit Biro Administrasi dan Bagian Kemahasiswaan
		4.2.4.	Bertanggung jawab untuk mengembangkan, mengkoordinasikan dan mengawasi kelancaran pekerjaan Bagian Akademik dan Bagian Kemahasiswaan
		4.2.5.	Menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja Unit Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan dan mempertanggung jawabkan perwujudannya kepada Deputi Rektor I
		4.2.6.	Memelihara dan mengamankan perlengkapan-perlengkapan univeristas yang ditempatkan di Unit Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
4.2.		Bagian Akademik (Sarana Pendidikan) dan Akreditasi
		4.2.1.	Mengelola kegiatan administrasi dari keseluruhan proses administrasi akademik dan akreditas
		4.2.2.	Mengembangkan dan menyediakan informasi bagi pengambilan keputusan manajerial terhadap berbagai hal yang menyangkut administrasi akademik
		4.2.3.	Mengembangkan sub-sistem administrasi akademik dan perangkat penunjang dalam rangka mengembangkan sistem administrasi akademik sejalan dengan tuntutan perkembangan universitas
		4.2.4.	Bertanggung jawab untuk mengembangkan, mengkoordinasikan dan mengawasi kelancaran pekerjaan pelaksanaan sub-bagian registrasi, pelaksanaan sub-bagian perkuliahaan, pelaksanaan sub-bagian nilai/ijazah
		4.2.5.	Memelihara dan mengamankan file data dan informasi yang menyangkut akademik
		4.2.6.	Menjalin kerjasama dengan komponen lain dilingkungan Unit Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan maupun Undiknas bagi terwujudnya efektifitas berbagai kegiatan akademik
		4.2.7.	Menyusun rencana anggaran pendapatan dan belanja bagian akademik dan mempertanggungjawabkan perwujudannya kepada Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan
		4.2.8.	Memelihara dan mengamankan perlengkapan-perlengkapan universitas yang ditempatkan di Bagian Akademik
		4.2.9.	Menyusun dan mengelola kegiatan dibidang akreditasi
	4.3.	Pelaksanaan Sub-Bagian Registrasi
		4.3.1.	Bertanggungjawab atas kelancaran administrasi registrasi dan administrasi mahasisiwa
		4.3.2.	Memproses formulir registrasi mahasiswa menjadi :
			Laporan jumlah mahasiswa yang registrasi
			Rekapitulasi semesteran mahasiswa
			Menertibkan Kartu Mahasiswa (KTM)
		4.3.3.	Menyerahkan Formulir Rencana Studi (FRS), melegalisir kartu mahasiswa (KTM), melegalisir dan membagikan kalender akademik kepada mahasiswa
		4.3.4.	Membuat surat keterangan mahasiswa aktif
		4.3.4.	Menyelenggarakan proses administrasi antara lain :
			Persiapan pendaftaran Calon Mahasiswa Baru .
			Proses pengumuman Penerimaan Mahasiswa Baru
			Daftar kembali Mahasiswa Baru, mengecek syarat dan pemberian Nomor Induk Mahasiswa.
			Laporan jumlah mahasiswa baru yang regestrasi
			Administrasi mahasiswa pindahan
		4.3.5.	Menyelenggarakan tata penyimpan data dan keuangan (dana operasional) unit BAAK
		4.3.6.	Memelihara dan mengamankan perlengkapan-perlengkapan universitas yang ditempatkan di Pelaksana sub-bagian Regestrasi
		4.3.7.	Tugas lainnya yang berhubungan dengan regestrasi
	4.4.	Pelaksanaan Sub-Bagian Perkuliahan
		4.4.1.	Bertanggungjawab atas kelancaran administrasi pengambilan mata kuliah
		4.4.2.	Mengumpulkan jadwal mata kuliah pada fakultas kemudian membuat :
			Rekapitulasi keseluruhan jadwal
			Daftar penggunaan ruang kuliah
			Rekap beban tugas tiap dosen
		4.4.3.	Meng-input dan memproses Formulir Pendaftaran Rencana Studi (FPRS) menjadi :
			Daftar peserta mata kuliah
			Rekapitulasi jumlah peserta tiap mata kuliah
			Memproses jumlah peserta tiap mata kuliah
			Daftar hadir dan daftar nilai mata kuliah mata kuliah
		4.4.4.	Menampung perubahan-perubahan jadwal mata kuliah dan pengambilan mata kuliah selanjutnya
		4.4.5.	Meng-input dan memproses Formulir Pendaftaran Rencana Studi setelah perubahan sehingga menjadi
			Daftar peserta mata kuliah tetap
			Rekapitulasi jumlah peserta tiap mata kuliah tetap
			Memproses kartu rencana studi tetap
			Daftar nilai mata kuliah untuk tiap mata kuliah
		4.4.6.	Memelihara dan mengamankan perlengkapan-perlengkapan universitas yang ditempatkan di Pelaksana Sub-Bagian Perkuliahan
		4.4.7.	Tugas lainnya yang berhubungan dengan perkuliahan
	4.5.	Pelaksana Sub-Bagian Nilai dan Ijazah
		4.5.1.	Bertanggungjawab atas kelancaran administrasi nilai, transkrip dan ijazah
		4.5.2.	Menyiapkan, menyimpan blanko-blanko surat keterangan, transkrip dan ijazah
		4.5.3.	Memproses nilai mahasiswa, meliputi :
			Menerima daftar nilai dari fakultas
			Melalui Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, mengingatkan fakultas terhadap mata kuliah yang terlambat atau lalai mengirimkan daftar nilai.
			Mengolah Kartu Hasil Studi Mahasiswa
			Menyimpan arsip nilai sebaik-baiknya
		4.5.4.	Membuat surat keterangan lulus sarjana
		4.5.5.	Membuat dan memberikan surat keterangan lulus, transkrip dan ijazah sarjana
		4.5.6.	Menyimpan salinan transkrip dan ijazah
		4.5.7.	Membuat buku induk ijazah
		4.5.8.	Pengesahan transkrip
		4.5.9.	Menyediakan bahan informasi laporan wisuda sarjana
		4.5.10.	Memelihara dan mengamankan perlengkapan-perlengkapan Universitas yang ditempatkan di Pelaksana Sub-Bagian Nilai dan Ijazah utamanya (di luar UNDIKNAS) dengan menerima kontribusi dari dosen/ karyawan / staf yang bekerja di luar UNDIKNAS sebesar 10% dari penghasilannya sebagai management fee
	4.6.	Bagian Kemahasiswaaan
		Bertugas membantu kelancaran penyelenggaraan akademik khususnya dalam pelaksanaan administrasi kemahasiswaan dan alumni.Fungsi – fungsi yang dijalankan meliputi :
		4.6.1.	Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan data kemahasiswaan dan Alumni
		4.6.2.	Menyelenggarakan administrasi pembinaan penalaran mahasiswa
		4.6.3.	Menyelenggarakan administrasi pembinaan kesejahteraan mahasiswa (Beasiswa, kerohanian)
		4.6.4.	Melaksanakan pengelolaan dan kegiatan pengembangan bakat dan minat serta kegemaran mahasiswa
		4.6.5.	Menginformasikan peluang kerja bagi alumni bekerjasama dengan Siskom dan Kerjasama
	4.7.	Staff Teknis
		4.7.1.	Staff Teknis
			Tugas pokoknya menjalankan Tri Dharma Perguruan Tinggi
			Bertugas membantu semua tugas pokok dan pekerjaan dalam ruang lingkup BAAK dan mempertanggungjawabkan semua tugas dan pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya tersebut kepada Ka.BAAK
		4.7.2.	Staff Pesuruh
			Bertugas menyelenggarakan kebersihan dan kerapihan ruang kerja, halaman dalam llingkungan BAAK. Memelihara peralatan lainnya agar selalu nyaman dipergunakan